DSGVO konforme Einwilligungserklärung für Fotos in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit richtig einholen.

Das Thema Darstellung von Personen auf Fotos für die Verwendung zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nach Inkrafttreten der DSGVO am dem 25. Mai 2018 ist brisant und bedarf einer besonderen Sorgfältigkeit.

Veröffentlichungen von Fotos mit Personen, die vor dem 25. Mai 2018 nach den bis dahin geltenden Gesetzen rechtskonform vorgenommen wurden, müssen nicht nachträglich durch neue Einwilligungen entsprechend der DSGVO legitimiert werden. Dies bedeutet wenn das Foto veröffentlicht ist – dann kann es dies bleiben. Planen Ihr neue Veröffentlichungen alter Fotos, dann muss einen Einwilligung eingeholt werden. Es ist jedoch auch in der Vergangenheit notwendig gewesen das Einwilligungen zur Veröffentlichung auf der Grundlage des Kunsturheberrechtsgesetzes (KUG) „Recht am Bild“ eingeholt werden mussten.  Ist dies nicht geschehen, so solltet Ihr von zukünftigen Veröffentlichungen dieser (Archiv-) Fotos ohne eine entsprechend Einwilligung nach der DSGVO absehen. Insbesondere bei erneuten Veröffentlichungen von Archivfotos, die Ihr nach den Ausnahmeregelungen des Kunsturheberrechtsgesetzes („Zeitgeschehen, Beiwerk und Versammlung“) ohne Einwilligung veröffentlicht haben, solltet Ihr bis zur Klärung der Rechtslage verzichten oder Einwilligungen entsprechend der unten beschrieben Anforderungen einholen.

Erklärungen zu den Anforderungen vorformulierter EinwilligungenIn Art. 7 DSGVO sind die „Bedingungen für die Einwilligung“ beschrieben. Weiter ergeben sich aus den einzelnen Beschreibungen der Ziele und Zwecke der Regelungen der DSGVO (den sogenannten Erwägungsgründen) die Anforderungen an eine rechtsgültige Einwilligung.Zeitpunkt der Einholung der EinwilligungDas Fotografieren erkennbarer Personen stellt eine Datenerhebung im Sinne der Datenschutzgesetze dar und bedarf als Handlung der Datenverarbeitung einer gesetzlichen Legitimation. Eine „Heilung“ der Fotoaufnahmen, die ohne Rechtsgrundlage erstellt wurden, mittels einer nachträglichen Einwilligung kann nach der DSGVO nicht erfolgen. Die Einwilligung muss also stets vor Beginn der Fotoaufnahmen eingeholt werden.Sprache, Grafik und doppelte AusführungVorformulierte Einwilligungserklärungen müssen in einer klaren und einfachen Sprache formuliert sein. Sollte der Einwilligungstext in einem umfangreicheren Dokument enthalten sein (etwa in einem AGB-Vertrag), so ist der Einwilligungstext grafisch (z. B. durch Fettdruck) hervorzuheben. Weiter ist daran zu denken, dass Sie zwei Ausfertigungen der Einwilligungserklärung benötigen. Das Original kann bei Ihnen (Verantwortlicher) verbleiben, eine Kopie soll der Einwilligende (Betroffene) erhalten.Benennung der Verantwortlichen
Aus dem Grundsatz der Informiertheit (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) folgt, dass das Unternehmen, für dessen Zwecke die Fotos erstellt werden, und die damit beauftragten Fotografen, sofern es sich nicht um angestellte Fotografen des Unternehmens oder der öffentlichen Stelle handelt, zu benennen sind.

Zweckbestimmung der Erklärung

Die Erklärung muss auf einen bestimmten Zweck der Fotoverwendungen bezogen sein. Nach dem Prinzip der Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. B DSGVO) reicht es nicht aus, wenn eine pauschale Bezugnahme auf „Öffentlichkeitsarbeit“ erfolgt. Vielmehr sind der genaue Anlass und das einzelne Projekt, zu dem die Fotos verwendet werden, zu benennen. So muss sich der Einwilligungstext auf das Ereignis, auf die geplanten Verwendungen und den Verwendungskontext beziehen. „Generaleinwilligungen“ sind nicht zulässig.

Weiter sind auch die Wiedergabemedien genau zu benennen. Die pauschale Angabe „zur Veröffentlichung im Internet“ ist nicht ausreichend. So ist eine Spezifizierung in die unterschiedlichen Formen der Kommunikation über „elektronische Medien“ (Website, soziale Netzwerke, Intranet) erforderlich. Auch sollten die unterschiedlichen sozialen Netzwerke in denen die Fotos veröffentlicht werden, benannt sein. Denn gerade hier ergeben sich für den Betroffenen inzwischen erhebliche Unterschiede im Gefährdungspotential seines Persönlichkeitsrechtes auf informationelle Selbstbestimmung.

Die Einwilligung ist für jeden neuen Anlass auch gesondert einzuholen. So reicht es nicht, wenn sich die Einwilligung auf zukünftige Ereignisse bezieht, die nicht auch konkret als Projekt und mit dem Zeitpunkt der Fotoaufnahmen benannt sind.

Weitergabe der Fotos an Multiplikatoren

Gerade Fotos, die zum Zweck der Pressearbeit angefertigt werden, sollen ja möglichst auch von Multiplikatoren (z. B. Fotos zu Pressemitteilungen) genutzt werden. Das bedeutet, dass fotografierte Personen auch mit der Weitergabe ihrer Fotos zum Zweck der Veröffentlichung durch Dritte einverstanden sein muss. Nach dem Grundsatz der Informiertheit sind die “Betroffenen” darüber aufzuklären, an welche Medien Kopien der Bilddaten zur Veröffentlichung übermittelt werden sollen.

Verarbeitungsbezogenheit und Dauer der Speicherung

Neben der genauen Zweckbindung der Einwilligung ist es zusätzlich erforderlich, dass der Zustimmende die Arten der Datenverarbeitung zu dem zuvor benannten Zweck kennt (Art. 4 Nr. 11 DSGVO). So kommen bei Fotoaufnahmen folgende Verarbeitungen in Betracht: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Kopieren, Archivieren (Speicherdauer) und Löschen. Da auch das Löschen der Bilddaten des Betroffenen seiner Zustimmung bedarf, ist es ratsam, die Dauer der Archivierung der Fotos in den Einwilligungstext mit aufzunehmen. Es genügt hier Kriterien für die Festlegung der Dauer anzugeben (Art. 14 Abs. 2 Buchstabe A DSGVO).

Freiwilligkeit der Einwilligung und das Kopplungsverbot

Aus dem Erfordernis der Freiwilligkeit (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der Einwilligung folgt, dass die Einwilligung keine Klauseln enthalten darf, die den Betroffenen bei Nichtzustimmung Nachteile erbringen. Auch darf die Erfüllung eines Vertrags nicht von der Einwilligung abhängig gemacht werden, wenn die Einwilligung nicht für die vertragliche Leistung erforderlich ist (DSGVO Erwägungsgrund 43). Beispiel für eine unzulässige Kopplung wäre die Fotoeinwilligung zur Bedingung des Besuchs einer Veranstaltung zu machen. Es empfiehlt sich im Text der Fotoeinwilligung ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass dem Betroffenen bei Nichtzustimmung keine Nachteile entstehen, so z. B. bei der Einwilligung in Mitarbeiterfotos.

Aufklärung des Einwilligenden über Risiken

Niemand kann wirksam in etwas einwilligen, was er nicht ausreichend kennt. So gehört zum Grundsatz der Informiertheit des Einwilligenden auch, dass er auf Risiken seiner Zustimmung hingewiesen wird. Bei Fotoveröffentlichungen im Internet sind dem Einwilligenden so z. B. die Gefahren der Auffindbarkeit über Suchmaschinen, die mangelnden Möglichkeiten der vollständigen Löschung, der Missbrauch durch Dritte sowie die Gefahr des möglicherweise mangelhaften Rechtsschutzes bei Missbrauch des Fotos außerhalb der EU deutlich zu machen.

Widerruf der Einwilligungen

Der Einwilligende ist darüber zu belehren, dass er jederzeit und ohne Angabe von Gründen die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf bezieht sich immer auf zukünftige Nutzungen. Die Rechtmäßigkeit der bisher auf der Grundlage der Einwilligungen vorgenommenen Veröffentlichungen wird bis zum Widerruf nicht berührt. Der Widerruf muss dem Betroffenen so einfach wie die Erteilung der Einwilligung möglich sein.

Nachweisbarkeit – Warum die Schriftform zu wählen ist

Die Schriftform ist zwar nach der DSGVO (gegenüber den zuvor geltenden Bestimmungen) nicht zwingend vorgesehen, dennoch ist die Schriftlichkeit aufgrund ihrer Beweiskraft und der mit der DSGVO geforderten Dokumentations- und Nachweispflicht des Erklärungsempfängers die sicherste Art der Form.

Unmissverständlichkeit und die aktive Zustimmung – Warum die vorformulierte schriftliche Erklärung der Unterschrift bedarf

Auch die Unterschrift ist entsprechend der DSGVO und der nationalen Datenschutzgesetze nicht zwingend. Die zuvor durch das Bundesdatenschutzgesetz in der alten Fassung erforderliche Unterschrift erfüllte eine Warnfunktion. Der Unterzeichnende sollte sich über die Tragweite seiner Erklärung klarwerden.

Auch wenn die Unterschrift nunmehr nicht mehr zwingend erforderlich ist, so ist bei vorformulierten Einwilligungen in der Praxis nicht auf sie zu verzichten:

• Art. 7 Nr. 1 DSGVO verlangt die Nachweisbarkeit der Einwilligung. Der Verantwortliche trägt für die Erklärung die Beweislast. Die Unterschrift des Einwilligenden ist das „Mittel der ersten Wahl“ zum Beweis der Erklärung des Fotografierten.

Auch für die Erfordernisse der Unmissverständlichkeit der Zustimmung (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) und der aktiven Erklärung des Einwilligenden ist die Unterzeichnung als aktive Handlung der Zustimmung sinnvoll. Aus Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO geht hervor, dass der Erklärende ausdrücklich (und nicht durch ein schlüssiges Verhalten) in die Verarbeitung einwilligen muss. Weiter können Personenfotos auch „biometrische Daten“ zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person sein. Oder die Fotos lassen Rückschlüsse auf die Weltanschauung des “Betroffenen” zu; so z. B. bei religiösen und politischen Veranstaltungen. Eine Zustimmung durch ein “schlüssiges Verhalten” ist hier durch die DSGVO ausdrücklich ausgeschlossen.